KI-gestützter Bestelleingang

orderbase.ai liest Bestellungen aus E-Mail, PDF, Fax und WhatsApp, validiert sie gegen Ihre Stammdaten und übergibt sie direkt in Shopware, Pimcore, Shopify, SAP, etc. Ohne Middleware. Ohne Tippfehler.

ROI jetzt berechnen → Kostenlose Analyse anfragen

Entwickelt & gehostet in Deutschland. Kein Datentransfer in die USA.

Native
Integrationen
Problem

Ihr Innendienst verbringt 70% der Zeit mit Dateneingabe.

Jede Bestellung, die per Mail, PDF oder Fax eingeht, kostet Zeit und Nerven. Das sind die Schmerzpunkte, die wir bei nahezu jedem Kunden-Workshop hören.

01

E-Mails & PDFs manuell abtippen

7 Minuten pro Bestellung × 500 Bestellungen/Monat = 58 Arbeitsstunden, die jeden Monat verbrennen.

02

30–40 % Rückfragen

Falsche Artikelnummern, fehlende Mengen, unklare Preise. Jede Rückfrage kostet 5 bis 15 Minuten.

03

Wachstum = neue Stellen

Mehr Umsatz erzwingt linear steigende Personalkosten. Fachkräfte findet man trotzdem nicht.

04

1 Ausfall lähmt alles

Fällt eine Person aus, häufen sich Bestellungen. Das Wissen sitzt in Köpfen, nicht im System.

05

Auftragsspitzen überfordern

Messen, Aktionen, Saisongeschäft: Das Team geht unter, Umsatz bleibt liegen.

06

Reaktionszeit 4–24 Stunden

Wettbewerber antworten in unter einer Stunde. Kund*innen erwarten dieselbe Geschwindigkeit von Ihnen.

Wirkung

Zahlen aus echten Kundenprojekten.

0%
Zeitersparnis bei der Auftragserfassung
0Mon.
typische Amortisierung des Produkts
0%
Fehlerquote mit KI (vs. 2–5 % manuell)
0/3
aller B2B-Bestellungen laufen noch manuell
Lösung

Vollautomatisch vom Postfach zur ERP-Buchung.

Sechs Schritte. Eine Pipeline. Ihr Team prüft nur noch, was die KI bewusst markiert.

1

Eingang

E-Mail, PDF, Fax, WhatsApp, Excel: Alle Kanäle landen in einem System.

2

KI-Extraktion

Produkte, Mengen, Preise, Kundendaten automatisch erkannt und strukturiert.

3

Validierung

Stammdaten­abgleich mit ERP / PIM. Confidence Score markiert Unsicherheiten.

4

Human Review

Nur unsichere Fälle gehen zum Innendienst. Alles andere läuft durch.

5

ERP-Übergabe

Direkt in Shopware, Pimcore, SAP, BC, usw. Kein Extra-Schritt, keine Middleware.

6

Kundenbestätigung

Optional: Warenkorb-Link für Cross-Selling und Rechtssicherheit.

Warum orderbase.ai?

Die einzige KI-Bestelllösung, die direkt in Ihren Shop schreibt.

Kein Wettbewerber bietet diesen Stack: native Integration in alle relevanten DACH-Commerce-Plattformen und in Ihr ERP.

DSGVO-konform. Made in Germany. EU-Hosting. Entwickelt in Osnabrück, betrieben auf deutschen bzw. EU-Servern, AV-Vertrag inklusive.
Alleinstellungsmerkmal
⌬

Native Commerce-Integration.
Ohne Middleware.

Shopware, Pimcore, Commercetools, Shopify, Magento, SAP: direkte Übergabe in Ihre Commerce-Plattform. Kein anderer Anbieter im Markt bietet diesen Stack.

⤺

Warenkorb-Link für Kund*innen

Optionale Kundenbestätigung per Cart-Link: Rechtssicherheit + Cross-Selling-Potenzial in einem Schritt.

◆

Confidence Score & Human-in-the-Loop

Die KI bewertet ihre eigene Erkennungs­qualität. Unsichere Fälle gehen zur Freigabe. Der Rest läuft automatisch.

≡

Alle Kanäle inkl. WhatsApp

E-Mail, PDF, Fax, WhatsApp, Excel: Alles in einem System. Workist und turian.ai unterstützen kein WhatsApp.

⛨

DSGVO-konform & Made in Germany

Hosting wahlweise ausschließlich auf deutschen bzw. EU-Servern. AV-Vertrag inklusive. KI via Azure OpenAI eu-central. Kein US-Datentransfer.

↻

Kontinuierliches Lernen

Jede Korrektur wird als Datenbasis für die laufende Optimierung der Erkennungsregeln protokolliert. So wird das System mit jeder Bestellung treffsicherer.

Datenschutz & Standort

Ihre Bestelldaten verlassen Deutschland nicht.

orderbase.ai wird in Osnabrück entwickelt und wahlweise ausschließlich auf deutschen bzw. EU-Servern betrieben. Die KI-Verarbeitung läuft über Azure OpenAI eu-central. Kein Datentransfer in die USA.

  • DSGVO-konform nach Art. 28
  • AV-Vertrag inklusive
  • Hosting in DE / EU
  • Kein US-Datentransfer
Native Konnektoren

Verbindet sich mit Ihrer bestehenden Systemlandschaft.

Kein langes IT-Projekt. Die Lösung passt sich Ihrem Stack an, nicht umgekehrt.

Shop & Commerce
Shopware 6 Spryker SAP Commerce Pimcore Commercetools Shopify Magento / Adobe Emporix
ERP & Datensysteme
SAP S/4HANA SAP R/3 Sage Weclapp EDI / API
Eingangskanäle
E-Mail / Outlook PDF (alle Formate) Fax WhatsApp Handschriftliche Bestellungen Excel / CSV
ROI-Rechner

Berechnen Sie Ihr Einsparpotenzial in 30 Sekunden.

Zwei Angaben genügen. Den Rest rechnen wir mit branchenüblichen Werten. Ihren individuellen ROI-Report kalibrieren wir anschließend exakt auf Ihr Unternehmen.

Bestellungen pro Monat 500
505.000
Bearbeitungszeit pro Bestellung 3 min
Manuelle Erfassung heute
2 min30 min
Unsere Rechenbasis · branchenüblich
40 € Stundenlohn Innendienst
80 % Confidence Rate
3 % → 0,7 % Fehlerquote vorher → nachher
100 € Kosten je Fehler

Im persönlichen ROI-Report kalibrieren wir alle Werte exakt auf Ihr Unternehmen.

Ihr Einsparpotenzial
Einsparung pro Jahr
–
Einsparung / Monat
–
Amortisierung
–
Stunden gespart / Monat
–
Fehlerquote nachher
0,7 %
SaaS-Paket
Starter
Onboarding-Paket
0 € Entry
Annahme Aktionspreis. Im Detail zu besprechen.
Rechenbasis: 80 % Confidence Rate · 40 €/Std. · Fehlerquote 3 % → 0,7 % · 100 €/Fehler · SaaS Starter 950 €/Mon. (bis 1.000 Orders) · Einrichtung 0 € (Entry-Aktion). Im persönlichen Report kalibrieren wir alle Werte exakt auf Ihr Unternehmen.
Ausführlichen ROI-Report anfordern →
Kostenlose Potenzialanalyse

In wenigen Schritten zu Ihrer persönlichen Ersteinschätzung.

Beantworten Sie ein paar kurze Fragen zu Ihrem Bestellprozess. Sie erhalten sofort eine Ersteinschätzung und auf Wunsch ein unverbindliches Angebot samt ROI-Report.

Aufwand ≈ 2 Minuten · unverbindlich
  1. 01Branche
  2. 02Bestellvolumen
  3. 03Teamgröße
  4. 04Bearbeitungszeit
  5. 05Kanäle
  6. 06Herausforderungen
  7. 07Systeme
  8. ★Ihre Erstanalyse
Referenzen

Echte Ergebnisse aus echten Projekten.

Über die Projekte unserer Kund*innen sprechen wir auf Wunsch direkt und in einem persönlichen Gespräch.

96 % Zeitersparnis
„Wir haben von 4,5 Minuten auf 16 Sekunden pro Bestellung reduziert. Unser Team kann sich endlich auf Kundenbeziehungen konzentrieren."
Head of Inside Sales Elektronikhersteller, 180 MA · Shopware + SAP
72 % vollautomatisch
„Unser Vertrieb hat früher 70 % seiner Zeit mit Auftragserfassung verbracht. Heute greift das Team nur noch ein, wenn die KI unsicher ist. Fast drei von vier Bestellungen laufen ohne menschliche Intervention direkt ins ERP."
CEO / Geschäftsführer Anlagenbauer · Pimcore + Business Central
Transparentes Preismodell

Einmalig. Monatlich. Nur was Sie brauchen.

Zwei Komponenten: einmalige Einrichtung + laufendes SaaS-Abo nach Bestellvolumen. Kein Risiko: Wir rechnen den ROI gemeinsam durch, bevor wir starten, und Sie testen 30 Tage risikofrei.

Aktion · nur für kurze Zeit

Jetzt ohne große Einstiegshürde starten: Im Entry-Paket entfällt die Einrichtungsgebühr aktuell vollständig, im Pro-Paket reduzieren wir sie deutlich. So kommen Sie ohne hohes Initialbudget in die Automatisierung.

Onboarding · einmalig
Entry 7.500 €0 € einmalig · Aktionspreis
  • Mandanten-Setup
  • E-Mail- / PDF-Eingang
  • Standard-Parsing
  • Human-in-the-Loop
  • Standard-Shop-Connector
  • Go-Live in 2–4 Wochen
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Pro 15.000 €9.500 € einmalig · Aktionspreis
  • Alles aus Entry
  • Kundenspezifische Extraktionsregeln
  • Erweitertes Kundemapping
  • SSO-Vorbereitung
  • Erweitertes Monitoring
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Enterprise Auf Anfrage  
  • Tiefe ERP-Integration
  • SSO / Policies
  • Multi-Land / Sprachen
  • SLA-Dashboards
  • Individuelle Integration
Anfragen →
SaaS · monatlich, nach Volumen
Starter 950 € / Monat · bis 1.000 Orders
  • E-Mail-Support
  • Next Business Day
  • 30 Tage risikofrei testen
  • Laufzeit 12 Monate
Anfragen →
Growth 1.850 € / Monat · bis 5.000 Orders
  • Tickets + monatliche Sprechstunde
  • Erweiterte Reportings
  • 30 Tage risikofrei testen
  • Laufzeit 12 Monate
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Enterprise Auf Anfrage ab 5.000 Orders / Monat
  • 24×7-SLA möglich
  • Dedicated Support
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30 Tage risikofrei testen. Überzeugt Sie orderbase.ai in den ersten 30 Tagen nicht, erstatten wir Ihnen die in diesem Zeitraum gezahlten SaaS-Gebühren vollständig zurück, unkompliziert und ohne Begründungspflicht. Erst danach greift die reguläre Vertragslaufzeit von 12 Monaten.

Häufige Fragen

Ihre Fragen, ehrliche Antworten.

Wie lange dauert die Integration in unser ERP-System? +
Standard-Integrationen (Shopware, Pimcore, SAP, Business Central) sind in 2–4 Wochen live. Das Entry-Paket ist explizit auf schnellen Go-Live ausgelegt. Komplexe individuelle Integrationen können 4–8 Wochen dauern. Wir definieren den Scope vorher in einem gemeinsamen Workshop.
Macht die KI Fehler und was passiert dann? +
Ja, die KI ist nicht unfehlbar. Deshalb gibt es den Confidence Score. Jede Erkennung wird bewertet. Alles unter dem von Ihnen definierten Schwellenwert geht automatisch zur manuellen Prüfung (Human-in-the-Loop). In der Praxis reduziert sich die Fehlerquote von 2–5 % manuell auf unter 0,7 % mit dem System, weil die KI keine Tippfehler macht und Stammdaten direkt validiert.
Sind unsere Bestelldaten DSGVO-konform? Gehen Daten in die USA? +
Hosting ist wahlweise ausschließlich auf EU-Servern möglich. KI-Modelle laufen über Azure OpenAI eu-central, kein Datentransfer in die USA. Ein AV-Vertrag (Auftrags­verarbeitungs­vertrag) ist im Produkt inklusive. Wir empfehlen die frühe Einbindung Ihres Datenschutzbeauftragten; dafür haben wir eine Muster-Dokumentation.
Meine Mitarbeiter*innen haben Angst, dass KI ihre Jobs ersetzt. Was sage ich ihnen? +
Die KI übernimmt das Abtippen, nicht die Kundenbeziehung. Ihre Mitarbeiter*innen werden von „Dateneingabe-Sachbearbeiter*innen" zu Kundenberater*innen. In der Praxis steigt die Mitarbeiterzufriedenheit, sobald monotone Tipparbeit wegfällt. Change Management und Team-Onboarding sind fester Bestandteil unseres Implementierungs­prozesses.
Wir haben sehr unterschiedliche Bestellformate. Funktioniert das? +
Ja, das ist der Kernvorteil gegenüber klassischer OCR oder RPA. Die KI versteht Kontext, nicht nur Felder. Sie erkennt, dass „10 Stück Art. 4711", „10x #4711" und „4711 / 10 VPE" dasselbe meinen. Kundemapping speichert die Eigenartikel-Nummern Ihrer Kund*innen und ordnet sie automatisch Ihren Stammdaten zu. Das System lernt mit jeder Bestellung dazu.
Was kostet das wirklich, und gibt es versteckte Kosten? +
Zwei transparente Komponenten: einmalige Einrichtung (regulär ab 7.500 € Entry, aktuell im Rahmen unserer Aktion kostenfrei) + laufendes SaaS-Abo nach Bestellvolumen (ab 950 €/Monat). Zusatzvolumen wird nach gestaffelten Transaktionspreisen abgerechnet (2,00 € / 1,50 € / 1,00 € je Order). Vor dem Start rechnen wir gemeinsam durch, ob und wann sich das Produkt für Sie rechnet: Wir machen es nicht, wenn der ROI nicht stimmt.
Wir nutzen Shopware oder Pimcore. Ist das ein Vorteil? +
Ja, ein erheblicher. Als Shopware- und Pimcore-Spezialist hat basecom die tiefste native Integration in diese Systeme: Kein anderer KI-Bestellanbieter bietet das. Das bedeutet: kein Middleware-Layer, keine Extraschnittstelle, direkte Draft-Order oder Warenkorb-Übergabe. Für Pimcore-Kund*innen können sogar Produkt­konfigurationen direkt aus dem PIM validiert werden.

Bereit, Ihren Bestelleingang zu automatisieren?

Starten Sie mit einem unverbindlichen, kostenlosen 4-Stunden-Workshop. Wir analysieren Ihre Prozesse und zeigen konkret, wie viel Sie sparen können.

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Kein Verkaufsgespräch. Nur ehrliche Analyse Ihres Potenzials.